为什么要进行办公自动化的实践?——办公自动化系列01
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为什么要进行办公自动化的实践?——办公自动化系列01

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产品和运营工作中存在的共性问题

偏市场方向的产品和运营小伙伴,在工作时,都需要从网络上采集行业、客户或竞争对手的数据,对数据进行处理和分析。

数据的采集这一环,是十分耗费人力的,经常需要进行反复的劳动,甚至需要多人分工协作。数据采集时,从网上进行查询、下载、梳理,一遍又一遍,一家又一家。

数据的处理也不轻松,可能会有一些不同格式的数据需要进行统一,或是要批量删除单元格中存在的空格等。

甚至还有像准备一份客户名单后,需要把名单上所有客户,都加一遍微信好友的情况。

这些重复的工作,不可避免地造成了人力的消耗,对员工的健康和工作的效率都不利。

办公自动化当前能做到什么?

  1. 从互联网获取数据,对数据进行处理,导出数据表,完成一些数据采集和处理的工作。

    举个例子:查看某主机厂的官网,采集全国的经销商联系信息,并导出一个Excel明细表。

  2. 让键鼠按照预定的流程自动行动,完成一些需要点点点的工作。

    举个例子:批量申请加微信好友。

办公自动化和提升效率之间的关系?

办公自动化是手段而不是目的,我们的目的是提升工作效率。

保守地认为,要完成一个重复性的工作,只要【人工设计自动化的耗时】+【自动化完成工作的耗时】,低于【人工完成工作的耗时】,那么在这个工作中,就实现了效率的提升。

激进地认为,只要【人工设计自动化的耗时】低于【人工完成工作的耗时】,人把省下来的时间做其他工作,那么也实现了效率的提升。

怎样让办公自动化提升效率?

怎么判断,当前要做的工作是否应该采取自动化?

在进行一项工作时,有些环节是一次性的,有些环节是需要重复进行许多次的。

一次性的环节,并不是必须采用自动化进行处理,因为这种自动化缺少复用性。甚至【人工设计自动化的耗时】可能不低于【人工完成工作的耗时】。

因此,针对性地选出需要自动化的环节进行自动化,才是合理的决策。

办公自动化入门

需要有的基础能力

  1. 高中水平的英语
  2. 高中水平的数学
  3. 会切换电脑上的中英文输入法,能一眼认出中英文标点符号的区别

入门前需要学习的前提知识

以下领域的,只要见了之后能认识,用的时候能看懂网上的教程就够了,无需熟练掌握,因为掌握了之后也很容易忘。

  1. 基础的前端概念(HTML、JS、AJAX、PHP)
  2. 基础的网络概念(前端、后端、数据库、API)
  3. 基础的文件格式(JSON、CSV)
  4. 基础的编码格式(Base64编码、Unicode编码、URL编码)
  5. 基础的正则表达式

需要准备的工具

需要在电脑上安装的软件:

  1. Power Automate Desktop ——这个是自动化软件,用于设计自动化相当于程序员编程的环境
  2. Visual Studio Code——这个是代码编辑器,用于手动处理一些文本
  3. 谷歌浏览器/Edge浏览器——初始数据和API,往往是从浏览器的开发者工具中找到的
  4. Postman——这个是接口调试软件,抓数据基本都要通过接口抓
  5. 正则表达式编辑器(https://regex101.com/)——有很多需要一同处理的不同字符串,都可以通过正则表达式进行处理
  6. Excel或者WPS

需要用到的VSCode插件

用来解决初始数据不能直接用,需要转换格式的情况:

  1. JSON和CSV互转
  2. Unicode和汉字互转
  3. URL编码和解码
  4. Base64编码和解码

相关教程

  1. Power Automate Desktop教程
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